word篇
春節(jié)前，又要開(kāi)始寫(xiě)總結(jié)。長(zhǎng)長(zhǎng)的Word文檔中，某個(gè)數(shù)值多次出現(xiàn)，如果需要修改，還得重新查找替換一遍，非常麻煩。如何讓文檔中某一數(shù)值發(fā)生變化后，其它相同數(shù)值能自動(dòng)改變呢？
特定字符同“變臉”
可以用“選擇性粘貼”來(lái)實(shí)現(xiàn)。選中這個(gè)特定的數(shù)字或文字，復(fù)制，再將光標(biāo)定位在需要再次輸入的位置上，進(jìn)入“編輯→選擇性粘貼”命令，選擇話(huà)框中的“粘貼鏈接”選項(xiàng)，選擇一種類(lèi)型，確定即可（見(jiàn)圖1）。再重復(fù)操作，直到相關(guān)字符輸入完成。
此外，還可以嘗試“定義書(shū)簽法”。將相關(guān)的數(shù)值及文字選中，執(zhí)行“插入→書(shū)簽”命令，打開(kāi)“書(shū)簽”對(duì)話(huà)框，輸入一個(gè)便于理解的名稱(chēng)（便于提示自己），然后按“添加”即可（見(jiàn)圖2）。如果需要在其他地方輸入這個(gè)詞條，進(jìn)入“插入→引用→交叉引用”，在對(duì)話(huà)框中的“引用類(lèi)型”下選擇“書(shū)簽”選項(xiàng)，然后在列表中選擇需要的書(shū)簽名稱(chēng)，并確定“引用內(nèi)容”為“書(shū)簽文字”，最后單擊“插入”按鈕即可（見(jiàn)圖3）。今后，只要在原始數(shù)據(jù)（定義成書(shū)簽的那個(gè)數(shù)據(jù)）上修改，然后選中全文，再按一下F9功能鍵，后面相同的數(shù)值也會(huì)做出應(yīng)的更改，方便、準(zhǔn)確又高效。
小提示：這兩種方式只支持對(duì)原始數(shù)據(jù)的刪除和更改，而不能添加文字或數(shù)據(jù)。
文章字?jǐn)?shù)自動(dòng)數(shù)
“本文字?jǐn)?shù)限制在*字以?xún)?nèi)�！庇谑�，你頻繁地進(jìn)入“工具→字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”。難道不能讓總字?jǐn)?shù)隨實(shí)際文字的變化而改變嗎？
當(dāng)然可以。首先在文件中找個(gè)統(tǒng)計(jì)字?jǐn)?shù)的地方，輸入提示文字“本文總字?jǐn)?shù)為:”，再執(zhí)行“插入→域”，在“域”對(duì)話(huà)框的“類(lèi)別”列表中選擇“文檔信息”，在“域名”列表框中選擇“NumWords”。接下來(lái)在旁邊選擇域結(jié)果顯示的格式，確定（見(jiàn)圖4）。好了，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)開(kāi)始！文件一旦修改，只要將光標(biāo)移到域代碼上，將其變?yōu)榛疑聪翭9鍵，Word就會(huì)自動(dòng)更新該域，顯示出修改后的總字?jǐn)?shù)。
小提示：可以把這個(gè)文件保存為模板，以后自己調(diào)用或部門(mén)使用就方便了。
Excel篇
跨簿數(shù)據(jù)齊步走
為了數(shù)據(jù)的清晰表述，我們?cè)谝粋�(gè)Excel文件中可能會(huì)鏈接另外幾張表格。源文件內(nèi)容改變，怎樣保證引用的文件也相應(yīng)得到最新內(nèi)容？關(guān)鍵在于引用。
我們知道，在同一張Excel工作簿中，不同sheet間的引用很簡(jiǎn)單，直接切換工作表，點(diǎn)擊選擇即可。其實(shí)跨工作簿的數(shù)據(jù)同步也不難實(shí)現(xiàn)，如果直接選擇，與同一工作簿內(nèi)的引用方法是一致的。此外，直接用公式建立也很方便。
比如要讓當(dāng)前文件的某個(gè)單元格等于F盤(pán)總結(jié)目錄下的book2中的sheet3中的B5單元格的值。在單元格B5內(nèi)輸入='F:\總結(jié)\[Book2.xls]Sheet3'!B5就OK了。如果需要引用更大區(qū)域，在B5輸入以上公式后，拽住B5單元格右下角的黑十字填充柄，拖出需要的范圍即可。采用工作薄的“插入→超鏈接”，數(shù)據(jù)便可以自動(dòng)更新。如果進(jìn)入“數(shù)據(jù)→導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”，可以獲得更多的數(shù)據(jù)源（比如網(wǎng)頁(yè)等）。如果源文件發(fā)生移動(dòng)，就得重新設(shè)置了。
圖表隨著數(shù)據(jù)變
圖表讓繁雜生硬的數(shù)據(jù)變得直觀(guān)生動(dòng)。選定數(shù)據(jù)區(qū)域，執(zhí)行“插入→圖表”命令，在彈出的“圖表向?qū)А贝翱谥�，選擇類(lèi)型（如柱狀圖、餅形圖、折線(xiàn)圖等），按照提示一步步操作，單擊“完成”按鈕，然后進(jìn)行相關(guān)調(diào)整，美觀(guān)清晰的圖表就做好了。