不久前NBA籃球賽正在熱播，令我感觸頗深的，除了休斯敦火箭隊(duì)40多歲的穆托姆博“大叔”那一個(gè)個(gè)破紀(jì)錄的蓋帽火鍋數(shù)據(jù)外，就是美國電視工作者那些統(tǒng)計(jì)得細(xì)致不能再細(xì)致的數(shù)據(jù)。比如：某某球員在比賽的某一節(jié)得分超過多少分時(shí)，整個(gè)球隊(duì)的勝率是多少。這些分類匯總數(shù)據(jù)不僅使球賽增加了很多看點(diǎn)，而且可以幫助我們預(yù)測比賽的結(jié)果。
在工作中也是這樣，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)得越細(xì)致，對結(jié)果的判斷和決策就越準(zhǔn)確。今天我就來為大家細(xì)數(shù)Excel中的各種數(shù)據(jù)分類匯總的操作。
來看一個(gè)具有廣泛代表性的實(shí)例。這是一個(gè)“銷售訂單”數(shù)據(jù)表，在數(shù)據(jù)表中以“字段表”的形式記錄了各個(gè)銷售地區(qū)不同的銷售信息，包含：總價(jià)、運(yùn)貨費(fèi)、訂購日期等（見圖1）。下面我們將以“銷售地區(qū)”為分類依據(jù)，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列匯總。
分類匯總
進(jìn)行了排序的字段，如果字段中記錄了文本信息，那么排序后就可以進(jìn)行分類，為應(yīng)用“分類匯總”功能提供了前提。
在這個(gè)實(shí)例中，若要按不同的“銷售地區(qū)”統(tǒng)計(jì)“總價(jià)”和“運(yùn)貨費(fèi)”的總和數(shù)據(jù)，就需要先對“銷售地區(qū)”進(jìn)行“升序”或“降序”操作，使相同的“銷售地區(qū)”信息在一起。分類完成后，可以利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令，設(shè)置“分類字段”與要匯總的字段，匯總結(jié)果見圖2。
數(shù)據(jù)透視表
說到分類匯總，不得不提Excel中的“數(shù)據(jù)透視表”功能。它是一個(gè)專門用來對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)框架表，由4個(gè)框架區(qū)組成。
這4個(gè)區(qū)域都可以包容一個(gè)或多個(gè)源數(shù)據(jù)表中的字段信息，“行字段”區(qū)和“列字段”區(qū)的作用是分類；“數(shù)據(jù)項(xiàng)”區(qū)的作用是匯總（匯總有“求和”、“求平均”、“計(jì)數(shù)”等多種方式）；“頁字段”區(qū)的作用則主要是分類篩選。無論是哪個(gè)區(qū)域，都是將字段列表中的“字段名”拖拽到相應(yīng)的位置。
現(xiàn)在我們用“數(shù)據(jù)透視表”來統(tǒng)計(jì)剛才“銷售地區(qū)”的“總價(jià)”和“運(yùn)貨費(fèi)”總和，操作會(huì)更加簡便和靈活。
選擇“數(shù)據(jù)”菜單中“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，借助對話框可在新的“Sheet”表中生成一個(gè)數(shù)據(jù)透視表。
接下來，把“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的“銷售地區(qū)”字段拖拽到透視表的“行字段”區(qū)，可實(shí)現(xiàn)以“銷售地區(qū)”自動(dòng)分類；然后再將“總價(jià)”字段和“運(yùn)貨費(fèi)”字段先后拖拽至中間的“數(shù)據(jù)項(xiàng)”區(qū)，“總價(jià)”和“運(yùn)貨費(fèi)”兩個(gè)字段數(shù)據(jù)的就實(shí)現(xiàn)了“自動(dòng)求和”匯總（見圖3），非常神奇而高效！
條件計(jì)算函數(shù)
在Excel中有很多函數(shù)可以用來計(jì)算數(shù)據(jù)，有些可以在計(jì)算數(shù)據(jù)時(shí)添加條件，這就為數(shù)據(jù)的分類匯總提供了方便。我曾向大家介紹過兩個(gè)條件計(jì)算函數(shù)：一個(gè)是Countif（可用于“分類計(jì)數(shù)匯總”），另一個(gè)則是Sumif（可用于“分類求和匯總”）。
如果統(tǒng)計(jì)“銷售地區(qū)”為北京的訂單總個(gè)數(shù)，函數(shù)的計(jì)算公式應(yīng)為“=COUNTIF($B$2:$B$29,”北京”)”。如果計(jì)算北京地區(qū)的訂單“總價(jià)”匯總，函數(shù)的計(jì)算公式是“=SUMIF($B$2:$B$29,G4,$C$2:$C$29)”，其他地區(qū)的“總價(jià)”匯總數(shù)據(jù)可利用單元格填充抦進(jìn)行填充（見圖4）。
數(shù)據(jù)庫函數(shù)
數(shù)據(jù)量大怎么辦？讓“數(shù)據(jù)庫”函數(shù)來幫忙！比如DCOUNTA、DMAX、DSUM、DAVERAGE等，不同的函數(shù)可以計(jì)算不同的匯總結(jié)果。應(yīng)用時(shí)，先為數(shù)據(jù)表設(shè)置“條件”區(qū)域，利用這些條件可對數(shù)據(jù)進(jìn)行多種方式的分類查詢和分類匯總，具體的含義可以查看Excel自帶的“幫助”。