一般人來說，打印office文檔是一件再簡單不過的事情了，執(zhí)行“文件→打印”命令（快捷鍵為Ctrl+P），設(shè)置好打印的頁碼及份數(shù)，再點擊“確定”就可以了。實際上，在這個簡單的打印操作中，有著許多的小技巧，掌握了它們，不但能提高工作效率，還能節(jié)約紙張成本呢。

竅門1：為word打印提速
有時我們只是要校對文稿，不要求太高的打印質(zhì)量，只希望能打印得快一點，可按下面的方法進行操作：執(zhí)行“文件→打印”命令調(diào)出打印窗口，單擊其左下角“選項”按鈕，又會打開一個打印選項窗口，勾選“草稿輸出”項，確定即可。草稿輸出能大大提高打印的速度，但是將無法打印特殊格式或圖形。另外需要注意的是：有些打印機不支持草稿輸出，大家可查閱相關(guān)的說明文件。

竅門2：削足適履 縮放打印
假設(shè)當前的文檔版式是按A4大小排版設(shè)計的，但是又想使用B5的紙進行打印，這時該怎么辦呢？如果重新按B5大小來調(diào)整版面，頁數(shù)少的話還可以，如果有十幾甚至上百頁，那工作量可就非同小可了。此時可通過下面的方法來解決：
執(zhí)行“文件→打印”菜單命令，調(diào)出打印對話框，單擊“縮放”下的“按紙型縮放”，選擇“B5”（可以根據(jù)實際需要選擇其他的紙型），確定后打印即可，Word會自動縮小字體和圖形的大小，使其與B5紙張的大小相匹配。注意，在PowerPoint中有類似的打印功能，名為“根據(jù)紙張調(diào)整大小”。

竅門3：以一當十省紙張
有時為了打印圖書的校對草稿或多頁小冊子，可將多頁內(nèi)容，如4頁的內(nèi)容拼到一頁上進行打印，這樣可以有效節(jié)約紙張。方法很簡單，在打印對話框的“縮放”中，單擊“每頁的版數(shù)”，選擇“4 版”項，打印即可。Word允許的最大拼版數(shù)為16個版。

竅門4：快速打印Word快捷鍵
熟練使用快捷鍵，可以大大提高工作效率，但是Word中的快捷鍵太多，剛開始的時候總是記不住，我們不妨將Word的所有快捷鍵打印出一份列表，以備隨時參考：單擊“工具→宏→宏”菜單命令，再單擊“宏的位置”下拉按鈕，選擇“Word 命令”，然后在“宏名”框中選擇“ListCommands”項，并單擊“運行”按鈕；接著會彈出一個對話框中，選中“當前菜單和快捷鍵設(shè)置”項，單擊“確定”后即可生成當前所有菜單和快捷鍵的列表；按Ctrl+P鍵調(diào)出打印對話框打印該文檔即可。

竅門5：打印預覽時也能編輯文件
在Word中編輯好文件之后，一般我們都要先執(zhí)行“文件→打印預覽”命令察看一下，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，大多數(shù)人都會返回編輯狀態(tài)進行修改，然后再重新預覽打印。其實，如果錯誤不復雜的話，在打印預覽狀態(tài)下也能修改文件：在預覽狀態(tài)下，光標為放大鏡形狀，此時單擊工具欄上的放大鍵按鈕，光標將變?yōu)椤癐”形，此時便可做一些簡單的編輯修改工作了，修改好之后再次單擊放大鏡按鈕，返回預覽狀態(tài)，單擊“打印”按鈕打印就可以了。

竅門6：Excel中彩色表格打印技巧
為了突出顯示某些數(shù)據(jù)，我們經(jīng)常會為單元格設(shè)置特殊顏色和底紋。但如果你使用的是黑白打印機打印彩色的Excel表格，有可能影響察看表格中的文字。我們不必一一替換表格的顏色，只需在頁面設(shè)置中動一點小手腳就可以解決這一問題：執(zhí)行“文件→頁面設(shè)置”命令打開頁面設(shè)置對話框，選中“工作表”標簽下的“單色打印”項。以后再打印時，表格中的顏色和底紋將被忽略，這樣還可以加快打印的速度。

竅門7：只打印想要的那部分
在同一個Excel工作表中可能包括了多個表格，如果你不想打印整個工作表，而只是要打印其中一部分的內(nèi)容，可按照下面的方法執(zhí)行：首先選中要打印的那部分內(nèi)容，然后執(zhí)行“文件→打印”命令調(diào)出打印對話框，在“打印內(nèi)容”項中，選中“選定區(qū)域”項，確定后打印即可。

竅門8：不打印Excel中的錯誤
如果Excel工作表中存在錯誤，可以通過下面的方法，避免打印出這些錯誤的單元格中的數(shù)值：在頁面設(shè)置對話框中的“工作表”標簽下，單擊“錯誤單元格打印為”下拉按鈕，選擇“空白”或“--”項就可以了。