筆者由于工作需要經(jīng)常用到word的郵件合并功能，這樣可以批量地將Excel工作表中的信息迅速排版打印，但在實(shí)際使用中卻經(jīng)常出現(xiàn)雖然Excel工作表中保留的是兩位小數(shù)，但通過郵件合并后卻發(fā)現(xiàn)數(shù)字竟然顯示為保留了多達(dá)十幾位小數(shù)(如下圖1)。經(jīng)過一番研究，筆者得出四種方法解決這個(gè)問題。

　　最簡捷的方法

　　打開儲(chǔ)存工資信息的Excel工作表，在工作表的第2行中插入一個(gè)空白行，然后在單元格內(nèi)輸入字母“A”，大小寫隨意，最后再執(zhí)行郵件合并操作，這樣Word就會(huì)以操作字符串的形式來對(duì)待此工作表內(nèi)信息，郵件合并后的工資條內(nèi)就不會(huì)出現(xiàn)小數(shù)位過長的現(xiàn)象了。

　　小提示：經(jīng)過嘗試，在Excel 2007工作表中將儲(chǔ)存數(shù)字的單元格格式設(shè)置為“文本”格式同樣可以解決小數(shù)位過長的問題，而Excel 2003及以前版本則必須使用上述方法才能避免小數(shù)位過長。

　　如果你使用的是Excel 2003，則在郵件合并之前打開你要進(jìn)行郵件合并的Excel文件，然后執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令，切換到“重新計(jì)算”標(biāo)簽，勾選“以顯示精度為準(zhǔn)”選項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕并保存表格，最后再進(jìn)行郵件合并就不會(huì)出現(xiàn)問題了。

　　最強(qiáng)大的方法

　　上面的方法雖然簡單實(shí)用，但功能不夠強(qiáng)大，難以自定義顯示的數(shù)據(jù)格式，比如現(xiàn)在需要將稅款一項(xiàng)更改為會(huì)計(jì)用貨幣格式如“￥1，004.40”，這時(shí)應(yīng)該如何設(shè)置呢?

　　第一步：同時(shí)按下Alt+F9，用鼠標(biāo)右擊灰色部分，執(zhí)行“編輯域”命令，在“域”對(duì)話框中選擇“域名”→的“NumWords”→“數(shù)字格式”→“￥#，##0.00;(￥#，##0.00)”。

　　第二步：單擊“域”對(duì)話框左下角的“域代碼”按鈕，復(fù)制“域代碼”窗口中 “NUMWORDS \# "￥#，##0.00;(￥#，##0.00)"”，鼠標(biāo)定位到Word界面中的“域”代碼編輯區(qū)內(nèi)第二個(gè)小寫分號(hào)之后將其粘貼，然后按Alt+F9鍵返回?cái)?shù)據(jù)結(jié)果界面，再次按下F9鍵更新數(shù)據(jù)即可。

　　小提示：在粘貼代碼時(shí)，一定要注意確保Word界面中的“域”代碼編輯區(qū)內(nèi)第二個(gè)小寫分號(hào)之后沒有任何字符，甚至連空格也不可有。

　　最舍得的方法

　　筆者還負(fù)責(zé)為單位職工發(fā)放工資，每當(dāng)員工支取工資時(shí)，筆者一般都會(huì)將工資條中不足1元部分舍去，大多數(shù)情況下并不進(jìn)行四舍五入，以免賬面出現(xiàn)虧損，所以筆者便發(fā)現(xiàn)了此“最舍得的方法”。

　�、僭赪ord中同時(shí)按下“Ctrl+F”快捷鍵打開“查找和替換”對(duì)話框，點(diǎn)擊“替換”標(biāo)簽。

　　②在“查找內(nèi)容”后的輸入框中輸入“.([1234567890]{1，})”(不含雙引號(hào))，將“替換為”后的輸入框留空(圖2)。

　　③點(diǎn)擊“更多”按鈕打開高級(jí)選項(xiàng)，確保勾選“使用通配符”選項(xiàng)，最后點(diǎn)擊“全部替換”按鈕即可將所有工資條中不足1元的零錢部分舍去。

　　小提示：其中“()”用于分組，“[1234567890]”表示出現(xiàn)方括號(hào)中的任一字符，“{1，}”表示只要出現(xiàn)1個(gè)前一字符即符合條件。

　　轉(zhuǎn)換格式法

　　通過實(shí)踐，筆者發(fā)現(xiàn)將Excel表格轉(zhuǎn)換成Word表格后，再進(jìn)行郵件合并操作同樣可以避免出現(xiàn)合并后小數(shù)位過長的現(xiàn)象。