學(xué)會使用Office各個組件間的協(xié)同作業(yè)不僅僅可以大大提高您的工作效率，還會讓您有一種酣暢淋漓的快感。本系列文章將從一個個實例出發(fā)，為大家演示如何將office家族的成員都發(fā)動起來，滿足不同的辦公要求。

word與Outlook的親密接觸——別把Word關(guān)閉再打開郵箱發(fā)信

我們假想一個需求，比如說我們需要向很多應(yīng)聘者發(fā)送面試通知，這在郵件系統(tǒng)里使用簡單的群發(fā)就可以，但是每封郵件完全一致，給人很不舒服的的感覺。如果能根據(jù)收信人來創(chuàng)建具有稱呼的郵件就太好了，手動一封封編輯實在是太繁瑣了。這個看似“不大可能”自動完成的功能結(jié)合使用Word與Outlook很容易就可以實現(xiàn)。請大家自信看下面的例子，我們需要在姓名、電子郵件和抵制三個方面對郵件加以分別標(biāo)記再發(fā)送出去，只要使用Word中的郵件合并功能就可以完成。

不過開始操作之前，請完成以下設(shè)置：

(1)在Outlook中完成郵箱賬戶的設(shè)置，確保接收發(fā)送正常。

(2)Outlook聯(lián)系人信箱不為空，它里面應(yīng)該是包含了信件發(fā)送的人員。

按照郵件合并的步驟，首先要完成郵件的編寫工作。在信頭留出相應(yīng)的空間以便以后添加內(nèi)容。之后，依次在功能區(qū)選擇“郵件”選項卡中的“開始郵件合并”，打開“郵件合并向?qū)А�，信息提示我們完成郵件合并共需六步。

因為這是一封信函，所以在“選擇文檔類型”中請選擇“信函”。

下一步是設(shè)置格式，如果沒有特殊需求，可以采用當(dāng)前配置，當(dāng)然也可以選用模板完成信件的格式化。

下一步是添加收件人列表了，我們選擇從Outlook聯(lián)系人中選擇，在下方點擊：選擇“聯(lián)系人”文件夾，就會彈出Outlook中可以導(dǎo)入的個人文件夾。

在“郵件合并收件人”中列出了所有存在的聯(lián)系人資料，熟悉的朋友可以看出，這是以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)的收件人條目。請確認(rèn)每個聯(lián)系人的電子郵件都正確填寫。在靠近前方的選擇框中可以將不需要的聯(lián)系人剔除。

確認(rèn)后，接下來進(jìn)入問候語的格式設(shè)置。這里就是設(shè)置信頭開始語的地方，首先設(shè)置每封信的適用的敬稱，比如“尊敬的”，姓與名的顯示方式以及適用于無聯(lián)系人姓名的問候語。