“小王，昨天老總看了你寫(xiě)的財(cái)務(wù)制度，做了一些修改，你最后再完善一下�！苯裉煲簧习啵魅尉徒o小王安排了任務(wù)。
老總究竟修改了哪些地方？怎么樣才能快速精確地比較出兩份文件的異同呢？難道去問(wèn)老總？用眼睛直接觀察？小王犯愁了。相信類似的問(wèn)題，大家在日常工作中也會(huì)經(jīng)常遇到，面對(duì)電腦以及公司網(wǎng)絡(luò)上各種版本的文件，還有一些修改過(guò)多少次的文檔，如何知道這些相似文檔的差別在哪些地方、都進(jìn)行過(guò)哪些改動(dòng)，如果僅僅憑借手工來(lái)逐個(gè)查找文檔的不同之處，會(huì)浪費(fèi)不少時(shí)間和精力。
辦法總比困難多。王潔經(jīng)過(guò)向同事請(qǐng)教，又在網(wǎng)上搜索了一些關(guān)鍵字，問(wèn)題終于迎刃而解：根據(jù)不同的文件類型找到相應(yīng)的“火眼金睛”，可以迅速找出兩份文件的差別，有的可以根據(jù)修改意見(jiàn)，直接完成合并，省去手工修改的麻煩。
一、 word、PPT文件
對(duì)于Word、PPT等文檔，小王利用office內(nèi)置的“比較并合并文檔”命令，輕松比較了兩篇文檔之間的不同之處，甚至格式方面的細(xì)微差別，而且能夠方便地將兩篇文檔予以合并（這種工具也非常適合應(yīng)用在對(duì)經(jīng)其他人審閱后的文檔，進(jìn)行比較合并的工作）。
1) 對(duì)Word文檔進(jìn)行比較合并
啟動(dòng)Word，首先打開(kāi)需要比較的源文檔，比如：集團(tuán)會(huì)計(jì)結(jié)算制度.doc，后執(zhí)行“工具→比較并合并文檔”命令（圖1），在彈出的對(duì)話框中選擇要比較的修改、審閱后的文檔，比如：集團(tuán)會(huì)計(jì)結(jié)算制度（修改）.doc，為了提高比較精確度以及格式，選中“精確比較”以及“查找格式”復(fù)選框，然后單擊“比較”按鈕（圖2）。
這樣會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)文檔，并將兩個(gè)文檔的比較結(jié)果顯示在這個(gè)文檔中，兩個(gè)文檔之間的不同之處會(huì)以彩色下劃線標(biāo)識(shí)出來(lái)，同時(shí)在右側(cè)會(huì)顯示一個(gè)提示框，用來(lái)顯示進(jìn)行了哪些具體的修改操作，如刪除、插入等改動(dòng)等（圖3）。在工具欄上會(huì)顯示“審閱”工具按鈕，通過(guò)這些按鈕，可以選擇在比較文檔中具體顯示哪些提示內(nèi)容以及是否顯示審閱窗格等。檢查完畢后，小王決定需要接受修改者對(duì)文檔的修訂時(shí)，單擊審閱工具欄上的“接受修訂”按鈕，反之，則單擊“拒絕修訂”按鈕，也可以直接在文檔中廣東的位置，右擊鼠標(biāo)，從彈出的快捷菜單中，選擇相應(yīng)命令即可（圖4）。比較合并完畢后，單擊“保存”按鈕，將文檔予以保存，默認(rèn)文檔名稱為源文檔名稱后面加1，比如集團(tuán)會(huì)計(jì)結(jié)算制度.doc。
提示：
在word“比較并合并文檔”對(duì)話框中，如果不選擇“精確比較”復(fù)選框，而是直接單擊 “合并”按鈕，則會(huì)在要比較文檔的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較以及合并等操作，如：集團(tuán)會(huì)計(jì)結(jié)算制度（修改）。同時(shí)由于Word不僅僅支持doc文檔，還支持HTML、XML、mht、rtf、txt等多種格式的文件，因此我們可以使用Word打開(kāi)這些文件，然后進(jìn)行比較合并工作。
2) 動(dòng)態(tài)的PPT文檔也可進(jìn)行比較合并
PPT文檔是小王經(jīng)常使用的一種演示文稿，公司的很多活動(dòng)都會(huì)使用到，其格式較為特殊，由于其中往往插入很多圖形以及添加一些動(dòng)畫(huà)效果，因此要比較兩篇演示文稿的不同，的確有點(diǎn)麻煩，而利用PowerPoint的比較合并演示文稿功能，不僅僅能夠比較出兩個(gè)文稿文字、圖形的改動(dòng)情況，而且能夠?qū)?dòng)畫(huà)的改變情況查找出來(lái)，從而能夠?qū)ψ约貉菔疚母宓淖兓闆r了如指掌。在操作上，PowerPoint的比較合并演示文稿功能與Word的操作有較大不同。