窗外春光明媚，而小潔的心情卻燦爛不起來 。不久前她從產(chǎn)品檢驗(yàn)崗位調(diào)任銷售助理，每天都要面對(duì)大量的公司文件、各分公司資料以及各種報(bào)表，散亂的文檔在電腦里堆成了一鍋粥，好幾次還因?yàn)椴荒芗皶r(shí)找到領(lǐng)導(dǎo)需要的文件遭到批評(píng)，如何是好？
趕緊請(qǐng)教前輩去。人力資源部的張姐告訴她：請(qǐng)來一位“文檔管理專家”（下載地址：http://www2.skycn.com/soft/17971.html）幫忙，處理各種文檔就可以井井有條，大大提高工作效率。這款軟件能夠?qū)⑽臋n無限級(jí)分類管理，將各種各樣的文檔粘貼進(jìn)來或者作為附件插入，當(dāng)然自己下載的那些美妙動(dòng)聽的音樂還有影片，也可一起添加進(jìn)去。

分類合理好管理
將軟件下載安裝后，首要的問題就是創(chuàng)建管理分類，也就是設(shè)置保存不同文檔類型的目錄。在“文檔管理專家”中，可以無限級(jí)分類管理，比如書籍、技術(shù)文章、辦公文件、下載影片等目錄，然后在各自的目錄下建立明細(xì)目錄。創(chuàng)建主目錄時(shí)，執(zhí)行“文件→增加”菜單命令（圖1），即可在軟件主窗口的左側(cè)分類欄中新建一個(gè)主目錄，然后將其名稱修改自己需要的名稱即可，比如：辦公文件，在這個(gè)目錄下增加明細(xì)時(shí)，只要右擊這個(gè)目錄，從快捷菜單中選擇“增加子項(xiàng)”命令即可（圖2）。

　　小提示：
　　管理大量文件，分類時(shí)應(yīng)該首先注意區(qū)分個(gè)人文檔和辦公文檔，這樣做不僅僅是方便查找，還可以避免無意中泄露自己的個(gè)人文檔。”
　　對(duì)文件進(jìn)行分類保存和命名時(shí)，要按照自己的工作性質(zhì)、常用文檔的類型來分。例如從事財(cái)務(wù)工作的員工，可以根據(jù)報(bào)表性質(zhì)（現(xiàn)金流量表、月報(bào)表、損益表等）進(jìn)行分類；而從事營銷策劃的員工，就可以將每一個(gè)case的所有文檔保存在一起。分類并沒有什么統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵是要自己覺得習(xí)慣。
　　比如按照內(nèi)容可以把文檔分為合同夾、模板夾、員工資料夾、帳務(wù)表格夾等。如果某一類別的文檔數(shù)量很多，可以進(jìn)行二次分類。例如月報(bào)表就可以每月設(shè)一個(gè)目錄，這樣每個(gè)目錄里面的文件數(shù)量就比較少了。不過如果將文檔分為三層或者更多層次的類別，就不太好了，否則不但沒有提高查找效率，反倒讓操作變得繁瑣。

文件添加分分鐘
“我想把大部分的文檔導(dǎo)入到文檔管理專家中，但是它能直接導(dǎo)入的文件格式只有TXT、RTF，而我大部分的文件為DOC、XLS、PPT等Offcie文件格式，怎么辦？”
“用插入OLE對(duì)象工具�！崩罱慊卮�。如在“各公司1季度銷售情況”目錄中新建銷售資料時(shí)，需要在文件中添加XLS格式表格，操作方法：執(zhí)行“插入→OLE對(duì)象”命令，在彈出的窗口中，選擇“由文件創(chuàng)建”選項(xiàng)（圖3），然后單擊“瀏覽”按鈕，選擇以前編輯的XLS格式表格，即可將其導(dǎo)入到文檔管理專家中（圖4）。

“如果我要將與這個(gè)銷售報(bào)表相關(guān)的幾個(gè)分公司的資料添加到目錄中，而又不想使得目錄顯得太凌亂呢？”“以添加附件的方式就可以�！�
將這些文檔導(dǎo)入到附件窗口，就如同發(fā)郵件時(shí)添加附件一樣。導(dǎo)入時(shí)，執(zhí)行“選項(xiàng)→附件窗”命令，在彈出的附件窗口中，單擊“添加”按鈕，就可以將任意的文件添導(dǎo)入到這個(gè)目錄中了（圖5）。