搞技術的也會經(jīng)常有很多文字工作要做，如寫產(chǎn)品文檔、寫文章、寫書。如果你經(jīng)常要寫很長的文檔或者圖書，例如頁數(shù)上百頁，里面有很多插圖、表格等內(nèi)容，那么本文就是為你準備的。相信通過本文介紹的功能，你的工作效率可以得到很大的提高。當然，如果你已經(jīng)在使用這些技巧了，那就忽略了吧。
寫長文檔的時候最害怕遇到什么？假設寫了一篇300頁的文檔，里面的各種插圖也超過100張了，在寫的時候，插圖已經(jīng)被標上了“圖1”、“圖2”之類的標號。但BOSS看過后告訴你，有兩張圖之間還需要插入一張圖。這可好，新插入一張圖后，后面所有圖的標號都要順延1了，如果是在文章末尾插入新圖，那工作量還小一些；但如果是在文章開頭處新插入，呵呵，有得忙了。
另一種情況，假設在寫一篇技術文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾為所有表格創(chuàng)建一個索引，這樣讀者根據(jù)索引可以用頁數(shù)定位到相應的表格，你會怎么做？直接手工創(chuàng)建索引嗎？那如果文章后期還要編輯，頁碼發(fā)生了變動，難道再挨個更新頁碼？
呵呵，word雖然讓文檔的處理工作簡化了不少，但如果你對Word不夠熟，可能依然會帶來很多新的，重復性的，意義不大的工作。我以前就被這些問題困擾著，直到現(xiàn)在了解了Word的題注和交叉引用功能，呵呵，茅塞頓開。原來我以前都是在抱著金碗要飯呢。好的方法自然要給大家介紹一下了。這些技巧適合Word XP/2003/2007等幾乎所有較新的版本，只不過可能在細節(jié)上有所不同。下文會以Word 2007為例進行介紹。
這時候最笨的方法就是在插入圖片或者表格之后，另起一行，然后設置和圖片或表格同樣的對齊方式，然后手工輸入所有信息。試試看這樣做吧：
對于圖片，將圖片插入文檔后，用鼠標右鍵單擊圖片，選擇“插入題注”，隨后可以看到下圖所示的界面。
圖1
首先，在“題注”一欄顯示的是插入后的題注的內(nèi)容�！皹撕灐毕吕藛慰梢杂糜谶x擇題注的類型，例如如果插入的是圖片，可以選擇“圖表”，或者根據(jù)插入的內(nèi)容類型選擇“表格”，“公式”。如果覺得Word自帶的幾種標簽類型不太貼切，單擊“新建標簽”按鈕即可新建自己需要內(nèi)容的標簽。隨后可以在“位置”下拉菜單選擇題注出現(xiàn)的位置，可選的位置是項目的上方或下方，可以根據(jù)世紀需要選擇。經(jīng)過上述簡單的設置，單擊“確定”，Word就會自動為我們創(chuàng)建好題注。
圖2
如果是表格需要插入題注，只需要選中整個表格，然后用鼠標右鍵單擊，會出現(xiàn)同樣的選項。
為什么要這樣做？這樣做比手工輸入還麻煩，有什么必要？其實就是上文提到的第一個例子。如果你創(chuàng)作的是短文檔，頁數(shù)不超過10頁，其中沒有插圖或者只有很少的插圖，確實沒必要這樣做。但如果有上百張插圖，如果日后需要在兩張圖片中增加圖片，那么只要所有圖標都使用題注的方式進行了標識，那么新插入的圖片以及后面圖片的題注中的圖片編號都會被自動更新。也就是說，如果在“圖10”前面插入了一張圖片，那么原來的“圖10”就會自動變?yōu)椤皥D11”，后面的圖片一樣會自動更新。
相關閱讀