您在同事發(fā)來(lái)的電子郵件中收到一篇word文檔。您可以基于它來(lái)制作所需的文檔，于是您用新名稱保存了它并根據(jù)您的需要進(jìn)行修改。您從來(lái)沒(méi)有注意到同事在原始文檔中留下了批注，因?yàn)樵谀母北局锌床坏剿鼈儭?/p>
現(xiàn)在您準(zhǔn)備將文檔傳遞給客戶，但是您要發(fā)送給他們的是您的文檔版本，而不是原始文檔、同事的批注和您的更新的大雜燴。
或者，您使用了 Microsoft office Word 2007 中的修訂功能跟蹤您對(duì)自己的求職信所做的更改。現(xiàn)在您要將求職信發(fā)送給招聘方，招聘方看到的應(yīng)該是您編輯的結(jié)果，而不是您進(jìn)行編輯的思考過(guò)程。
在上述任一情況下，當(dāng)接到Word文檔的人抱怨您的文檔難于閱讀，到處都是刪除線、下劃線和側(cè)邊批注框時(shí)，您感到很震驚。例如，在您的求職信的一段中，有三個(gè)不同的地方帶有刪除線 - 而您這一次要強(qiáng)調(diào)的技能卻是用帶下劃線的文本顯示的。您可能得不到這份工作了。
這些文本在您發(fā)送文檔的時(shí)候并不在其中。Word 怎么會(huì)找到并顯示這些內(nèi)容呢?要使 Word 的表現(xiàn)如您所愿，應(yīng)該怎么做?
了解修訂功能
您可能正在 Word 中使用修訂或批注功能，而自己卻沒(méi)有意識(shí)到這一點(diǎn)。通常，在 Word 跟蹤更改時(shí)，它會(huì)在邊距中的批注框中顯示刪除內(nèi)容，而將插入內(nèi)容顯示為帶下劃線的文本。刪除內(nèi)容以及批注(或“注釋”)也可以顯示為內(nèi)嵌。
有多種方法可以隱藏修訂或批注 - 然而，在修訂功能打開(kāi)時(shí)所做的所有修訂以及插入的所有批注，將一直是文檔的一部分，直到它們被接受或拒絕(對(duì)于批注來(lái)說(shuō)是刪除)。
注釋 隱藏修訂不會(huì)從文檔中刪除現(xiàn)有的修訂或批注。隱藏修訂使您能夠輕松查看文檔，而免受刪除線、下劃線和批注框的干擾。
如何檢查文檔是否有修訂和批注?
Office Word 2007 提供了一項(xiàng)稱為“文檔檢查器”的功能，該功能用于檢查文檔中是否有修訂、批注、隱藏文字和其他個(gè)人信息。要檢查文檔，請(qǐng)執(zhí)行下列操作：
1、打開(kāi)要檢查是否有修訂和批注的文檔。
2、單擊“Microsoft Office 按鈕”
，指向“準(zhǔn)備”，然后單擊“檢查文檔”。
3、在“文檔檢查器”對(duì)話框中，單擊“檢查”。
4、審閱檢查結(jié)果。如果文檔檢查器找到了批注和修訂，將提示您單擊“批注、修訂、版本和注釋”旁的“全部刪除”。
5、單擊“重新檢查”或“關(guān)閉”。
如何除去修訂和批注?
要除去修訂和批注，您需要接受或拒絕修訂，以及刪除批注。方法如下：
1、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標(biāo)記”旁邊的箭頭。
2、確保下列每個(gè)復(fù)選框旁邊都顯示復(fù)選標(biāo)記：
·批注
·墨跡注釋
·插入和刪除
·格式
·審閱者(指向“審閱者”，然后確保選中了“所有審閱者”。)
如果某復(fù)選框旁邊未出現(xiàn)復(fù)選標(biāo)記，請(qǐng)單擊該項(xiàng)以選中它。
3、在“審閱”選項(xiàng)卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。
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