每年職稱考試、資格考試、等級考試的高峰期又來到了。教師朋友們在這期間往往會填寫各種各樣的表格。這些表格信息手動輸入的話工作量使非常大的。
另外這些信息一般是以 Excel2007表格 的形式保存的，往往會想到運(yùn)用數(shù)據(jù)庫或某些專門軟件進(jìn)行處理，將兩個具有相同字段的表格進(jìn)行關(guān)聯(lián)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。但如果手頭上沒有現(xiàn)成的軟件，或者對數(shù)據(jù)庫軟件不太熟悉的情況下該怎么辦？在 word2007 和Excel2007中能否實(shí)現(xiàn)這樣的關(guān)聯(lián)來進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享交換？實(shí)際上利用“郵件合并”功能，通過表格選擇、關(guān)聯(lián)單元格、關(guān)聯(lián)表格三個步驟即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。
完成表格選擇
學(xué)生成績通知單中的表格格式如表1所示，表中第一行中的內(nèi)容是固定不變的，而每位學(xué)生的相關(guān)內(nèi)容是各不相同的，需要從Excel2007表格中調(diào)用。 Excel2007表格 中的部分學(xué)生數(shù)據(jù)信息如表2所示，下面是實(shí)現(xiàn)的具體方法和步驟。
表1 學(xué)生成績通知表格
表2 部分學(xué)生成績Excel表格
我們先打開Word2007，編輯制作好學(xué)生成績通知單的內(nèi)容和表格框架，接著依次執(zhí)行“郵件”-“開始郵件合并（如圖1）”-“郵件合并分步向?qū)?rdquo;命令打開“郵件合并”對話框，在“選擇文檔類型”列表中點(diǎn)擊選擇第一項(xiàng)“信函”單選按鈕，完成第一步的設(shè)置（如圖2）。單擊“下一步：正在啟動文檔”按鈕，在打開的對話框的“選擇開始文檔”列表中點(diǎn)擊選擇“使用當(dāng)前文檔”單選按鈕。
圖1 開始郵件合并
圖2 “郵件合并”對話框
然后單擊“下一步：選取收件人”按鈕，在“選擇收件人”列表中點(diǎn)擊選擇“使用現(xiàn)有列表”單選按鈕，接著在“使用現(xiàn)有列表”區(qū)域中單擊“瀏覽”按鈕，打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，找到并選擇事先編輯好的“學(xué)生成績.xls”文件，然后點(diǎn)擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，如圖3所示，勾選“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框（在下面的插入合并域?qū)υ捒蛑袑@示這些標(biāo)題），并選擇列表中的第一項(xiàng)即Excel表格中的第一個工作薄，完成表格的選擇。
圖3 “選擇表格”對話框
建立單元格關(guān)聯(lián)
選擇好表格后點(diǎn)擊“確定”按鈕，彈出“郵件合并收件人”對話框，如圖4所示，點(diǎn)擊“全選”按鈕，選中表格中的所有紀(jì)錄，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，完成合并收件人的設(shè)置。
