接著將光標(biāo)定位到表1第二行“姓名”下面的單元格中，然后單擊“下一步：撰寫信函”按鈕，在“撰寫信函”列表中點擊“其他項目”按鈕，打開“插入合并域”對話框，如圖5所示。點擊選擇“數(shù)據(jù)庫域”單項按鈕，然后在下面的“域”列表中選中“姓名”，接著點擊“插入”按鈕（或者雙擊）將Excel2007表格中姓名字段插入Word2007表格中，這時表1第二行第一個單元格中將顯示“姓名”字樣，我們可以像普通文字一樣進(jìn)行字體、顏色、大小等的設(shè)置。最后，用同樣的方法為表1中其它單元格建立關(guān)聯(lián)。

圖5 “插入合并域”對話框

完成所有關(guān)聯(lián)

現(xiàn)在將表1中所有單元格建立好關(guān)聯(lián)后點擊“下一步：預(yù)覽信函”按鈕，表1第二行中的相關(guān)內(nèi)容變成Excel表格中的數(shù)值，預(yù)覽結(jié)果如表3所示。

表3 第一位學(xué)生預(yù)覽結(jié)果

如果想預(yù)覽其他學(xué)生的成績單，可以在“預(yù)覽”信函區(qū)域中點擊“<<”和“>>”按鈕在不同的學(xué)生之間切換。

預(yù)覽無誤后，點擊“下一步：完成合并”按鈕，完成郵件的合并操作。如果需要打印，鏈接好打印機(jī)后，點擊“合并”列表中的“打印”按鈕，彈出“合并到打印機(jī)”對話框，如圖6所示，選擇“全部”、“當(dāng)前紀(jì)錄”或“從某個紀(jì)錄到某個紀(jì)錄”中的一個選項，然后點擊“確定”按鈕進(jìn)行打印。

圖6 “合并到打印機(jī)”對話框

如果需要保存，點擊“合并”列表中的“編輯個人信函”按鈕，彈出“合并到新文檔”對話框，如圖7所示，點擊選擇“全部”、“當(dāng)前紀(jì)錄”或“從某個紀(jì)錄到某個紀(jì)錄”中的一個選項，然后點擊“確定”按鈕，則自動新建并打開一個名為“字母1”的文件，在這個文件中每一個學(xué)生的成績單都將被單獨保存在一個頁面上，這時保存或者起個名字另存就可以了。

圖7 “合并到新文檔”對話框

使用Word2007中的“郵件合并”功能可以將Word2007和Excel2007關(guān)聯(lián)起來，就像數(shù)據(jù)庫中不同表格之間建立關(guān)聯(lián)一樣，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享交換。通過上面的例子我們不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)生成績通知單就像一個模板，只要制作好了這個模板，再建立起與Excel2007的關(guān)聯(lián)，就可以批量地生成學(xué)生的成績通知單了。這樣既節(jié)省了時間又降低了輸入過程中出錯的幾率。