office文檔是我們辦公中使用最普遍的文檔格式之一，它里面存儲(chǔ)內(nèi)容一般都是涉及公司或個(gè)人的重要內(nèi)容，在很多情況下是禁止別人修改或者查看的。那么如何才能做到這一點(diǎn)呢？其實(shí)，合理運(yùn)用OFFICE軟件本身的一些設(shè)置即可較好的滿(mǎn)足大家的要求。下面我們就以word 2003為例向大家介紹具體的做法。
一、設(shè)置保存密碼
使用密碼對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)，是一種最常用的做法。密碼保護(hù)一共分為兩層，即打開(kāi)權(quán)限密碼和修改權(quán)限密碼。對(duì)文檔設(shè)置密碼一共有兩個(gè)地方可以進(jìn)行，操作都比較簡(jiǎn)單。如果該文檔是初次保存，那么我們就可以在打開(kāi)“另存為”窗口設(shè)置保存位置和文件名時(shí)，單擊“另存為”窗口右上角的“工具”按鈕，在彈出的菜單中選擇“安全措施選項(xiàng)”命令打開(kāi)“安全性”窗口，在這里我們就可以分別設(shè)置“打開(kāi)文件時(shí)的密碼”和“修改文件時(shí)的密碼”了，建議大家不要將這兩個(gè)密碼設(shè)為同一個(gè)內(nèi)容。
如果文件初次保存時(shí)沒(méi)有設(shè)置密碼，那么也沒(méi)關(guān)系，我們只需要打開(kāi)“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，將打開(kāi)的“選項(xiàng)”窗口切換到“安全性”標(biāo)簽，在這里同樣可以設(shè)置打開(kāi)和修改權(quán)限密碼。
對(duì)于擁有打開(kāi)權(quán)限密碼，那么在打開(kāi)受保護(hù)的文檔時(shí)，該文檔是只讀屬性，如果對(duì)進(jìn)行了修改，那么只能換名存盤(pán)，不會(huì)影響到原文檔的內(nèi)容；如果擁有修改權(quán)限密碼，那么就表示對(duì)文檔擁有了完全控制權(quán)。
二、防止文檔屬性暴露信息
即使我們對(duì)文檔進(jìn)行了加密，但是還不能保證肯定安全。因?yàn)楫?dāng)我們?cè)诮⑽臋n時(shí)如果先輸入文檔的內(nèi)容，然后再保存時(shí)，那么就會(huì)在文檔屬性的“摘要”標(biāo)簽中顯示一些個(gè)人信息。對(duì)此，我們只需要在資源管理器中打開(kāi)該文檔的屬性窗口，將其切換到“摘要”標(biāo)簽，然后將標(biāo)題、主題、作者、備注等信息全部刪除，或者填寫(xiě)一些無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容。
其次，我們也可以直接在文檔中打開(kāi)“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，然后在“安全性”標(biāo)簽中把“隱私選項(xiàng)”下的“保存時(shí)從文件屬性中刪除個(gè)人信息”項(xiàng)選中即可。
三、保護(hù)文檔
在Word 2003中還給我們提供了一個(gè)“保護(hù)文檔”的實(shí)用工具，借助該工具就可以限制非法用戶(hù)對(duì)文檔格式和內(nèi)容進(jìn)行隨意修改。
要啟動(dòng)文檔保護(hù)，只需要打開(kāi)該文檔，然后單擊“工具”菜單，選擇其中的“保護(hù)文檔”，這樣就會(huì)在當(dāng)前編輯窗口右側(cè)多出一個(gè)“保護(hù)文檔”編輯區(qū)域。在該區(qū)域一共分為三部分：其中第一部分“格式設(shè)置限制”主要是防止非法用戶(hù)對(duì)文檔的格式進(jìn)行修改，對(duì)此我們只需要選中“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”選項(xiàng)，然后單擊“設(shè)置”按鈕，在彈出的“格式設(shè)置限制”窗口中設(shè)置禁止用戶(hù)修改的格式類(lèi)型，例如字體、字號(hào)等格式；第二部分則是“編輯限制”，這可以防止別人隨意修改文檔的內(nèi)容，選中“僅允許在文檔中進(jìn)行此類(lèi)編輯”，然后在下拉菜單中選擇用戶(hù)可以進(jìn)行的操作，例如“批注”，這樣就可以避免別人隨意修改文檔原來(lái)的內(nèi)容，只能添加或修改批注的內(nèi)容了。
做好上面兩項(xiàng)保護(hù)內(nèi)容后，我們只需要單擊第三部分中的“是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)”按鈕，這樣即會(huì)彈出密碼設(shè)置窗口，設(shè)置一個(gè)保護(hù)密碼，這樣在沒(méi)有密碼的前提下文檔將處于保護(hù)狀態(tài)。如果要對(duì)文檔進(jìn)行修改，只需要再次打開(kāi)“工具”菜單，選擇“取消文檔保護(hù)”命令，在彈出的窗口中輸入預(yù)設(shè)的口令即可。
四、防止別人偷窺
防止別人偷窺除了上面介紹的加密保護(hù)之外，我們還可以使用一些更加巧妙的方法。因?yàn)榧恿嗣艽a，別人可以借助專(zhuān)業(yè)的破解工具來(lái)破解，而換一個(gè)思維進(jìn)行加密有可能啟到出其不意的效果。
打開(kāi)“編輯”菜單，選擇“全選”命令將文檔全部選中，然后將其全部設(shè)為“白色”，這樣由于文檔背景色也是白色，別人打開(kāi)看到的也只是空白一片，以為這只是一個(gè)空白文件。當(dāng)然，為了提高安全性，我們可以在文檔中插入一些不相關(guān)的圖片，這樣偷窺者就不會(huì)因?yàn)槲臋n體積的變化起疑心了。