一、運用"編輯--選擇性粘貼"功能，方便編輯復制文本資料
有時在有關軟件界面中復制有關選區(qū)后，在Word中采用"粘貼"，往往會將原有的格式復制過來。在Excel中復制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中"粘貼"，則會將表格格式復制過來，而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁時選好區(qū)域復制后，在Word中采用"粘貼"，則會將網(wǎng)頁形式復制下來，使你無法進行文字編輯。你如果采用"編輯"--"選擇性粘貼"--"無格式文本"，則一切問題可以解決了，復制過來的是純文本格式，你可對復制過來的文本自主編輯了�！ �
二、不必切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點
審計人員在結(jié)束現(xiàn)場審計工作，編制審計報告時，需要輸入大量的審計數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題，它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點)。不過利用Word工具中的"自動更正"可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開"工具"--"自動更正"--"自動更正"，在"替換""替換為"中分別填上"。。"、"."(小數(shù)點)，點擊"確定"，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個"。"，再輸入數(shù)據(jù)，看看"."是不是變成了小數(shù)點"."。這一方法會讓你在輸入小數(shù)點是多輸入一個"。"，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點時需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點。此法可用于文字材料中的序號更正、如將"1、"改"⒈"，年份中"零"的更正、如將"二00"改為"二○○";公文年份中"括號"的更正、如將"(""["改為"〔"�！ �
三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目
我們在編寫審計報告等文字材料時，需要經(jīng)過主審、組長等多次修改，Word中雖然為"修訂"提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實性，審計人員有時需要在每修改后都保存一個文件并且還說明是什么時間誰修改的，其實這是一個很麻煩的事情。在Word中"版本"功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個Word文件后，首先選擇一下"文件"--"版本"--"現(xiàn)在保存"，輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他需要說明的事項，當審稿人修改時打開文檔后先打開"文件"--"版本"--"現(xiàn)在保存"，再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項，然后進行文件處理，最后保存文件，至此一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況�！ �
四、解決Windows XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法
目前審計人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏時的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/2000，在此環(huán)境下，打開Word使用國家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體_GB2312 三號字時，電腦顯示屏可能會出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時審計人員會認為是計算機固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭昏眼花。其實解決辦法很簡單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開桌面，右擊鼠標，出現(xiàn)菜單，選擇"屬性"--"外觀"--"效果"--將"平滑字體邊源"前的勾去掉，再點擊"應用"--"確定"，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣?
五、妙用"Ctrl+Z"，取消自動項目編號
在沒有改變Word缺省設置的情況下，輸入："一、基本情況"后再換行時，系統(tǒng)會自動將其行為變成項目自動編號形式，并在下一行添加了"二、"字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的"一、"已經(jīng)變成項目編號了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的"自動項目編號"就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用"Ctrl+Z"就可發(fā)揮作用了。我們在輸入"一、基本情況"敲回車后，順手按一下"Ctrl+Z"，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。其原因是Word系統(tǒng)中有"自動更正"的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入"1、計算機的實際應用"并敲回車后，系統(tǒng)自動做了兩個動作，一是換到下一行，二是自動將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问健?Ctrl+Z"的作用是撤消上一個操作，恢復到以前的某一步。我們按了一下"Ctrl+Z"，剛好取消了第二個動作，系統(tǒng)只做一個動作，而沒有做自動編號，所以在此以后的動作中，系統(tǒng)不再使用自動編號功能下的"自動更正" (即"自動更正"為自動編號形式)，你可以按你的需要編制段落標題號了。 相關閱讀