在日常辦公中，經(jīng)常需要打印一些折疊的文件(比如數(shù)量很少的說明書、員工手冊等，A4紙對折為32開規(guī)格裝訂的情況最多)，我們在"頁面設置"中把頁面變成橫向后，使用word的"分欄"功能很容易排出這樣的版面(如圖1)，但是在給這些文件插入頁碼的時候問題就出現(xiàn)了：因為我們所規(guī)定的兩頁對于Word來說其實是一頁，所以Word的插入"頁碼"在這里就失效了。如果這時候要為每個頁面(不是Word的頁面)插入頁碼，當然可以在"頁眉和頁腳"視圖中采用手動插入的方式實現(xiàn)，但是如果文檔長度很長，這種手動的方式就非常吃力了。
圖1
筆者經(jīng)過反復摸索，發(fā)現(xiàn)我們可以在Word里面使用域的公式為分欄的頁面根據(jù)欄數(shù)實現(xiàn)自動頁碼功能。首先我們分析這個自動編碼的算法：假設分為n欄、在每個Word頁面中要插入n個頁碼，假設Word的頁碼為m，那這一頁要插入頁碼就應該是n*m-(n-1)、n*m-(n-2)、n*m-(n-3)……n*m-(n-n)，比如說三欄的情況下，第二個Word頁面要插入3*2-(3-1)、3*2-(3-2)、3*2-(3-3)即4、5、6這三個頁碼。
自動編排頁碼的算法搞清楚了，接下來就看我們看如何實現(xiàn)這個功能。在"域"當中，PAGE是可識別的變量，但是在公式中這個變量是不可識別的，這時候如果在公式中強行使用n*PAGE的方法，Word會給出"!未定義的書簽，PAGE"的提示。筆者查遍了能找到所有的資料，都沒有關于如何將PAGE變量引入到公式中的方法。后來經(jīng)過探索發(fā)現(xiàn)，如果我們把該頁的Word頁碼定義為書簽PAGENUM(或其他任何合法的名稱)，我們在插入"域"公式時就可以使用PAGENUM作為想插入的人工頁碼的"依據(jù)"變量了。
圖2
以一個三欄的Word文檔為例：首先我們還要利用Word的頁面編碼作為變化的依據(jù)，我們在"插入"菜單中選擇"頁碼"，然后在"頁眉和頁腳"視圖中選中這個頁碼，再在"插入'書簽"中給這個頁碼一個名字叫做"PAGENUM"(如圖2)，點"添加"按鈕�；氐�"頁眉和頁腳"視圖中，在"插入"菜單中點"域"后彈出如圖對話框(如圖3)，在"域名"中選中"=(Formula)"(如果列表中沒有出現(xiàn)這個選項可以在"類別"下拉菜單中選中"全部")，然后點擊右側(cè)出現(xiàn)的"域?qū)傩?中的"公式"按鈕，出現(xiàn)輸入公式的對話框(如圖4)，在"公式"中輸入"=3*PAGENUM-(3-1)"，然后確定，這樣我們就為第一個欄輸入了頁碼。用同樣的方法為第二欄、第三欄分別輸入"=3*PAGENUM-(3-2)"、"=3*PAGENUM-(3-3)"的公式，把它們用空格鍵或Tab鍵分割后調(diào)整到合適的位置(如圖5)，這樣我們的工作就完成了，所有的Word頁面在頁腳中都插入了以欄為單位的"頁碼"，而且在不同的Word頁面中自動變化。有興趣的讀者可以點中這些"頁碼"、按右鍵菜單中的"切換域代碼"，你會發(fā)現(xiàn)這些域里面的公式就會以原始的形式展現(xiàn)在你的面前。
圖3
圖4
最后，我們把此前插入的Word頁碼變?yōu)椴豢梢?注意：千萬不要刪除，否則PAGENUM的變量就沒有了，Word會重新給出"!未定義的書簽，PAGENUM"的提示)。選中這個Word頁碼，將它的字體顏色變?yōu)榕c底色相同的顏色(默認為白色)。我們在"文件"菜單中選取"打印預覽"，發(fā)現(xiàn)最終打印出來的文件完全符合我們的希望。
