圖4

　　3.給修訂文檔添加保護鎖

　　文件修改完畢后，王經(jīng)理準備將它存放在張潔的共享文件夾中，但是擔心被別人惡意修改，怎么辦呢？還好Word2007充分考慮到這一點，在“審閱”工具面板中新增加了“保護文檔”功能。

　　為文檔設置保護密碼時，單擊“保護文檔”按鈕，在彈出的“保護文檔”任務窗格中，從“編輯限制”下面的“僅允許在文檔中進行此類編輯”列表中選中“未做任何更改（只讀）”選項（圖5）。然后單擊下面的“是，啟動強制保護”按鈕，在彈出的對話框中輸入保護密碼，這樣王經(jīng)理就可以將密碼告訴張潔，而其他人在打開這個文件時，由于不知道密碼就只能夠瀏覽文檔，而無法進行修改。

　　圖5

　　小提示：當需要編輯或者比較合并已經(jīng)添加強制保護密碼的文檔時，必須先打開文檔，然后單擊工具欄上“審閱”菜單中的“保護文檔”按鈕，然后單擊彈出任務窗格中的“停止保護”按鈕，在彈出的對話框中輸入密碼，從而取消對文檔的保護。

　　設置多種顯示方式 合并文檔

　　由于王經(jīng)理在文件“2007年第四季度營銷計劃書”進行了很多修訂，內容變化很大，因此張潔需要將這些修訂內容與原文件進行比較，同時將必要的修訂內容合并到自己的原文檔中。

　　比較合并文檔時，張潔單擊“審閱”工具面板中的“比較”按鈕，然后選擇“合并多位作者的修訂”命令（圖6），在彈出的“合并文檔”對話框中，單擊“原文檔”右側的打開按鈕，選擇要比較的原文檔，如“××公司2007年第四季度營銷計劃書.doc”；單擊“修訂的文檔”右側的打開按鈕，選擇修訂后的文檔，如“××公司2007年度第四季度營銷計劃書（wangkai）.doc”，然后單擊“確定”按鈕。

　　圖6

　　小提示：如果需要對比較合并操作的項目做進一步的精確設置，比如是否比較大小寫更改、文本框、域以及修訂的顯示位置等，可以從“合并文檔”對話框中的“比較設置”以及“顯示修訂”等選項中設置。如果沒有顯示這些選項，可以單擊這個對話框中的“更多”按鈕。

　　整個窗口被分為四個部分：右側是兩個子窗口，分別為顯示原文檔以及修訂后的文檔；中間為合并的文檔；左側則為審閱窗格。在比較各個文檔過程中，可以通過這兩個子窗口任意查看各個子文檔中的內容，但是不可以進行再編輯，而在合并后的文檔中可以進行編輯（圖7）。

　　圖7

　　小提示：如果覺得這種顯示模式，窗口太擁擠，則可以不顯示原文檔以及修訂文檔或者僅僅顯示其中的一個子文檔。

　　合并文檔時，操作也很簡單，張潔在“合并的文檔”窗口中，單擊進行準備接受修訂意見的某處位置，然后單擊“接受”按鈕，從其中選擇“接受修訂”命令即可。如果需要接受所有的修訂，選擇“接受對文檔的所有修訂”命令即可。

　　文檔合并完畢后，單擊“顯示以審閱”按鈕，從其中選擇“最終狀態(tài)”命令，以取消文檔中的各種修訂標記，合并后文檔臨時名稱一般為“合并結果×”（×為合并文檔序號），如：合并結果4，最后單擊工具欄上的“保存”按鈕，將合并文件保存。