行政科的小王稱自己是“創(chuàng)造重復(fù)詞語的人”——編寫的word文檔常結(jié)構(gòu)相似，幾大要素來回折騰。以前小王嘗試過用“自動圖文集”插入簽名、結(jié)束語等，但畢竟數(shù)量少、功能弱，不能滿足各種文檔的要求。最近他發(fā)現(xiàn)了 Word2007“構(gòu)建基塊” 功能，編寫文檔變得像搭“積木”那樣容易，終于從枯燥而煩瑣的重復(fù)勞動中解脫出來了。

內(nèi)置“積木”搭文檔

小時候，我們把一塊塊的積木搭成各種房屋，在Word2007中，這一塊塊的積木就是封面、頁眉、頁腳、文本框（提要、引述）和公式等。借鑒“ 面向?qū)ο?rdquo;編程思想，內(nèi)置的這些積木（文檔的“構(gòu)建基塊”）使用時隨取隨用，略加修改即可，非常方便。

小王編輯《稅收專項檢查報告》封面時，首先運行Word2007，新建一個空白文檔，打開“插入”選項卡單擊“文檔部件”，選擇菜單中的“構(gòu)建基塊管理器”（見圖1）。左欄中“庫名”為“ 封面”的部件正是他需要的。單擊“封面”庫中的一個個“名稱”，就可以在右欄預(yù)覽它的實際效果。選中“名稱”是“現(xiàn)代型”的封面部件，單擊“插入”按鈕將其插入文檔，然后在“鍵入文檔標(biāo)題”等“內(nèi)容控件”中輸入具體內(nèi)容，一個漂亮封面就搞定了。


圖1 構(gòu)建基塊管理器

小提示
文檔部件使用起來比模板更靈活，例如模板提供的封面位置只能是首頁，而封面部件可以插入文檔的任意位置。

自己也來造“積木”

Word2007內(nèi)置的“積木”數(shù)量有限，不過只要新建的文檔內(nèi)容有重復(fù)使用價值，就可以將它作為新“ 積木”，保存到“ 構(gòu)建基塊管理器”，然后就能像內(nèi)置的部件那樣使用它了。

小王對外發(fā)送公文的頁腳要插入單位地址和電話，Word2007沒有內(nèi)置這種內(nèi)容的部件。怎么轉(zhuǎn)化呢？小王雙擊文檔頁腳輸入單位地址和電話，選中包括結(jié)尾段落標(biāo)記在內(nèi)的全部內(nèi)容，進入“ 插入→文檔部件”，選擇菜單中的“將所選內(nèi)容保存到文檔部件庫”（見圖2）。


圖2 新建構(gòu)件基塊

接下來，在“名稱”框內(nèi)輸入文檔部件的名稱，打開“庫”下拉列表，選擇新建部件保存在哪個庫中。然后打開“類別”下拉列表選擇“常規(guī)”，或選擇“創(chuàng)建新類別”后選擇使用。接著在“說明”框內(nèi)輸入當(dāng)前部件的說明（例如“插入單位聯(lián)系地址和電話”），在“保存位置”下拉列表中選擇模板名稱（一般選擇“Building.Blocks.dotx”即可）。

最后也是最重要的一步是打開“選項”下拉列表，根據(jù)需要選擇文檔部件使用選項。

小提示：如果保存部件的“庫”選擇了“文檔部件”，打開“文檔部件”下拉列表，即可在“常規(guī)”下看到這個部件，使用時無須到如圖1所示對話框中尋找，使用起來更方便。

修改獲得新“積木”

小王撰寫的很多文檔的封面標(biāo)題是固定的，例如《綜合治理情況匯報》之類。于是他對現(xiàn)有的封面部件進行修改，保存之后得到新的封面部件供以后使用。先按前面介紹的方法將內(nèi)置封面插入空白文檔，而后輸入封面標(biāo)題、副標(biāo)題和作者等內(nèi)容，修改完畢按C t r l+A選中全部內(nèi)容。接著按上面介紹的方法打開如圖2所示對話框，輸入內(nèi)容即可得到新部件，若輸入或選擇的名稱、庫和類別等與原有部件相同則會覆蓋內(nèi)置部件。除了封面外，公式、引述等內(nèi)置部件都能這樣修改。