無(wú)論是哪一個(gè)Access版本，當(dāng)同名的.rtf文件已經(jīng)存在，會(huì)彈出是否替換已有文件的對(duì)話框，提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標(biāo)文件的名稱�，F(xiàn)在，在word編輯窗口，就已經(jīng)是由Access數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換而成的表格了。這時(shí)，你可以對(duì)這個(gè)表格的字體、邊框、底紋等進(jìn)一步進(jìn)行設(shè)置，然后在Word中打印輸出就萬(wàn)事大吉了。

　　三、注意事項(xiàng)

　　當(dāng)你使用“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;導(dǎo)出對(duì)象時(shí)，Access會(huì)在一個(gè)Word RTF格式文件(*.rtf)中創(chuàng)建該對(duì)象數(shù)據(jù)的副本。對(duì)于表、查詢和窗體，可見(jiàn)字段和記錄在Word文檔中會(huì)顯示為表格。“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;始終會(huì)導(dǎo)出帶格式的數(shù)據(jù)。這就意味著只有在對(duì)象或視圖中能看到的字段和記錄會(huì)連同顯示格式設(shè)置一起導(dǎo)出。因篩選器設(shè)置而隱藏的列和記錄不會(huì)被導(dǎo)出。對(duì)于報(bào)表，報(bào)表布局也會(huì)在導(dǎo)出時(shí)被保留，以試圖使Word文檔與報(bào)表盡可能相似。

　　Access數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)布或?qū)С鰹閃ord表格前，請(qǐng)檢查源數(shù)據(jù)，確保其中不包含錯(cuò)誤指示符(綠色三角形)或#Num這樣的錯(cuò)誤值。在將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Word之前，一定要先解決錯(cuò)誤問(wèn)題，否則，你會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的值被替換為Null值。

　　如果目標(biāo)Word文檔存在并且是打開(kāi)的，請(qǐng)?jiān)诶^續(xù)操作之前先關(guān)閉它。不能向現(xiàn)有的Word文檔追加數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)中，如果你只想導(dǎo)出表、查詢或窗體的一部分，請(qǐng)打開(kāi)該對(duì)象，然后只選擇需要的記錄。

　　當(dāng)你從Access導(dǎo)出到Word文檔時(shí)，數(shù)據(jù)始終會(huì)導(dǎo)出到一個(gè)新Word文檔中。如果你希望數(shù)據(jù)插入到一個(gè)現(xiàn)有的Word文檔中，則必須將該數(shù)據(jù)從Access導(dǎo)出到一個(gè)新Word文檔，然后將數(shù)據(jù)從這個(gè)新 Word 文檔復(fù)制并粘貼到現(xiàn)有的文檔中。或者，你也可以從Access表、查詢、窗體或報(bào)表中直接復(fù)制行，然后將它們粘貼到現(xiàn)有的文檔中。